Optimiser l'organisation de votre cabinet dentaire : les enseignements clés du webinaire 3Dcelo avec Yannick Binhas

Introduction

Dans un webinaire co-animé par le Dr Réda Tebbal et Yannick Binhas (Binhas Global Dental School), spécialiste de l'accompagnement des cabinets dentaires, les thèmes clés de la gestion du temps, des urgences, des rendez-vous manqués et du regroupement des actes ont été abordés. Retour sur les meilleures pratiques partagées, applicables immédiatement dans votre cabinet.

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1. Le planning : pierre angulaire du parcours patient

« Vous pouvez avoir le meilleur plateau technique et la meilleure formation clinique, si votre planning est mal géré, votre parcours patient sera dégradé. »

Un agenda optimisé permet :

• Une expérience patient fluide,
• Une réduction des retards accumulés,
• Des délais de traitement plus courts,
• Un meilleur confort pour l'équipe soignante.

Conseil-clé : Laisser la gestion de l'agenda à l'assistante. Le praticien, trop empathique, a tendance à déroger aux règles qu'il a lui-même fixées.

2. Gérer les urgences : définir des règles claires

Toutes les urgences ne sont pas prioritaires. Une douleur ancienne ou une perte de bridge sans gêne fonctionnelle ne doit pas désorganiser votre journée.

Clés de tri :

• Urgences internes (patients en cours de traitement) : prioritaires. Un afflux récurrent d'urgences internes doit alerter sur vos protocoles cliniques.
• Urgences externes : à prendre sous conditions, ou à orienter vers un confrère ou un centre de soins si nécessaire.

Astuce pratique : Briefing matinal de 5 minutes pour identifier des créneaux potentiels en cas d'imprévu. Ne bloquez pas de créneaux fixes, restez souples.

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3. Les rendez-vous manqués : un manque à gagner énorme

Chaque année, les rendez-vous manqués représentent jusqu'à 40 000 € de perte de chiffre d'affaires.

La méthode PMS :

• Prévention : rappel constant des règles de ponctualité, engagement inscrit dans le devis.
• Menace (sans choc) : culpabiliser le patient en cas de récidive.
• Sanction : au bout de 2-3 absences, réorienter le patient.

Bonus : Demander un acompte pour certains traitements (légal en libéral). Un patient engagé financièrement est plus fiable.

4. Ne plus donner tous les rendez-vous d'avance

Donner 3-4 rendez-vous d'un coup empêche la souplesse, allonge les délais et augmente les risques de no-show.

Approche recommandée :

• Donner un seul rendez-vous à la fois, mais avoir un plan clinique directeur à l'écrit dans le dossier.
• Cela permet d'ajuster le planning au fur et à mesure et de ne pas bloquer artificiellement l'agenda.

5. Le regroupement des actes : plus de confort, plus de rentabilité

Enchaîner les actes lors d'une même séance permet de :

• Gagner jusqu'’à 4 à 5 semaines de temps de travail par an,
• Limiter les séquences administratives (paiement, accueil, nettoyage...),
• Offrir un meilleur confort au patient, plus enclin à bloquer une matinée qu'à venir 4 fois 30 minutes.

Conseil : Chronométrez-vous pour adapter vos temps de rendez-vous à votre pratique actuelle, pas à vos habitudes universitaires !

Conclusion : un cabinet mieux organisé, un soin mieux valorisé

L'optimisation du planning, la gestion des urgences, la maîtrise des rendez-vous et le regroupement des actes sont les leviers majeurs d'une meilleure organisation. 3Dcelo, en tant que partenaire technologique et laboratoire de prothèse numérique, vous accompagne dans cette démarche.

Pour accéder au replay complet, c'est par ici https://app.livestorm.co/3dcelo/

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